کارمند اداری کیست و چه وظایفی دارد؟
وظایف و توضیحات شغل کارمند اداری
انجام وظایف بسیار متنوع و متغیر که به دانش محدود سیستم ها و فرآیندهای مدیریتی نیاز دارند که امکان طبقه بندی آنها در هر گونه گروه شغلی خاص اداری را غیر ممکن می سازد. وظایف اداری بر اساس فرآیندهای اداری موسسات خاص تعریف و محول می شوند و می توانند شامل مجموعه ای از وظایف مثل پاسخگویی به تلفن، دفترداری، تایپ، تند نویسی، کاربری ماشین های اداری، و بایگانی باشند.
دانش های مورد نیاز شغل کارمند اداری
- امور دفتری : شامل دانش رویه ها و سیستم های اداری و مدیریتی مانند کار با نرم افزارهای واژه پردازی ، کار با پرونده ها و سوابق، تندنویسی و نسخه برداری، طراحی فرمها و آشنایی با ادبیات اداری.
- خدمات مشتریان و پرسنل : دانش اصول و فرایندهای خدمت رسانی به مشتریان و پرسنل؛ شامل ارزیابی و سنجش نیاز مشتری، شناخت و بکارگیری استانداردهای کیفیت - در خدمات و ارزیابی رضایت مشتری.
- زبان فارسی : شناخت ساختار و محتوای زبان فارسی، از جمله معانی و املای واژگان و قواعد ترکیب و دستور زبان
- کامپیوتر و الکترونیک : شامل دانش تخته مدارها، پردازشگرها، تراشه ها، وسایل الکترونیکی، سخت افزار و نرم افزار، مشتمل بر برنامه های کاربردی و برنامه نویسی.
- دانش ریاضیات : شامل علم محاسبات، جبر، هندسه، حساب دیفرانسیل و انتگرال، آمار و کاربردهای آنها است.
شخصیت شناسی کارمند اداری
اصولاً با توجه به این که شغل کارمند اداری با نظم و طبقه‌بندی اسناد، مدارک و زمان‌بندی برنامه‌ها همراه است، فردی که وارد این شغل می شود باید فرد منظمی باشد. می‌توان گفت این شغل برای افرادی که به کارهای نظم دهی، مدیریت اداری غیر تخصصی علاقه دارند، مناسب است. افراد منظم، با حوصله، مسئولیت‌پذیر، با دقت، وقت‌شناس، سرعت عمل بالا و با روابط عمومی خوب در این شغل موفق خواهند شد.
لیست مهارت های مورد نیاز کارمند اداری
مهارتهای یک کارمند اداری ممکن است با توجه به محیطی که در آن فعالیت می‌کند و همچنین سمتی که دارد کمی متفاوت باشد. در هر صورت برای موفقیت در شغل خود باید توانایی انجام چند کار را با یکدیگر داشته باشد. در زیر به چند مورد از مهم‌ترین مهارتهای مورد نیاز این شغل اشاره می‌کنیم.
مدیریت زمان:
یکی از مهم‌ترین مهارتهای موردنیاز جهت انجام این حرفه، توانایی مدیریت زمان است. در واقع فرد باید بتواند با اولویت‌بندی درست کارها، آنها را به موقع و در زمان خاص خود انحام دهد.
دقت ویژه به جزئیات:
با توجه به این که یکی از مهم‌ترین وظایف کارمندان اداری، وارد کردن اطلاعات، داده‌ها و تنظیم اسناد و مدارک است بنابراین باید توجه ویژه‌ای به جزئیات داشته باشد.
برخورداری از مهارتهای ارتباطی، گفتاری و نوشتاری:
فعالیت‌های کارمند اداری در سه مهارت فوق خلاصه می‌شود. بنابراین باید مهارتهای خود را در این سه زمینه تقویت کند. در این صورت نسبت به نوشتن ایمیل، نامه و فاکتور موفق عمل خواهد کرد. از طرفی با برخورداری از مهارت ارتباطی در ایجاد ارتباط با همکاران و ارباب رجوع نیز مشکل خاصی نخواهد داشت.
انعطاف‌پذیر بودن:
گاهی اوقات ممکن است بعد از مدتی نیاز باشد، بنا به خواسته کارفرما در سایت های کاریابی ، تغییراتی در روند کاری یک کارمند اداری ایجاد شود. بر این اساس فرد باید دارای قدرت انعطاف‌پذیری و تطبیق پذیری باشد تا بتواند خود را با شرایط وفق دهد.